Branchenführer wie Google und Microsoft stellen uns hilfreiche Tools zur Verfügung, welche die Zusammenarbeit heute und zukünftig vereinfachen können. Für einen monatlichen Betrag erhält man Zugriff auf hochverfügbare und gut abgesicherte Tools. Will ein Unternehmen mit Collaboration-Tools wie etwa Microsoft Teams arbeiten, gibt es bei der Einführung einige Dinge zu beachten. Nachfolgend ein Erfahrungsbericht.
Eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen des Projekts ist die Zustimmung der Führungsebene. Um dieses Commitment zu erhalten, sind den Führungspersonen Nutzen und Mehrwert von Collaboration in kurzer prägnanter Form aufzuzeigen. Ob dabei nun das zeit-, orts- und geräteunabhängige Arbeiten ins Feld geführt wird oder die Möglichkeit zum gleichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Involvierte, ist auf das jeweilige Unternehmen abzustimmen. Wenn der Projektauftraggeber den Nutzen und Mehrwert bestätigt, empfiehlt sich ein Projektauftrag – und die konkrete Arbeit beginnt.
Mit der Unterstützung der Führungsebene fällt der Startschuss. Als Erstes gilt es herauszufinden, welche Tools für die Mitarbeitenden in Frage kommen. Dazu werden ihre Anforderungen, Ansprüche und Wünsche in Interviews erhoben. Diese Interviews geben Einblick in die aktuelle Arbeitsweise der Mitarbeitenden und zeigen zudem, was sie sich zukünftig wünschen. Die Interview-Struktur gliedert sich bewusst in Themenblöcke wie Datenmanagement, Kommunikation und Organisation. Aus den Antworten der Befragten lassen sich im Nachgang die Anforderungen formulieren. Über die Anzahl Nennungen der Anforderungen wird die Priorisierung erstellt. Danach gilt es zu prüfen, welche Tools die evaluierten Anforderungen am besten erfüllen. Sind die entsprechenden Tools selektiert, hält man dies am besten in einer kurzen Lagebeurteilung fest. Die Ausgangslage und der Zielzustand sind definiert; nun geht es an die Umsetzung.
Widerstände ernst nehmen
Ein Vorhaben, das viele Mitarbeitende tangiert, birgt die Gefahr von Widerständen. Darauf sollte man gut vorbereitet sein und den Widerständen offen begegnen. Während der Interviews und in der Umsetzungsphase müssen die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen. Das Projektteam nimmt diese Fragen ernst und bearbeitet sie systematisch. Mit diesem Vorgehen erreicht das Projektteam zwei wichtige Dinge: die Akzeptanz in der Belegschaft und neue Erfahrungswerte in der Beratung. Indes: Selten lassen sich alle Widerstände eliminieren. Doch wenn das Projektteam gewissenhaft und einfühlsam arbeitet und die Mitarbeitenden sich ernst genommen fühlen, können sie allfällige «Mängel» eher akzeptieren.
Um Collaboration einzuführen, gibt es verschiedene Lösungen: Es gibt die Möglichkeit, ein Abonnement zu lösen, z.B. bei Microsoft. Mit diesem Abonnement erhält das Unternehmen die Werkzeuge «out of the box». Das heisst: Die eigene IT oder der Projektleiter müssen sich mit den Tools auseinandersetzen und überlegen, wie sie die Collaboration-Ziele mit den Tools am besten erfüllen. Der Vorteil dieser Variante: Nebst den Abonnementskosten fallen keine weiteren Kosten an. Es gibt aber auch die Möglichkeit, einen Implementierungspartner zu wählen. Dieser bietet ein vorgefertigtes Paket mit Vorlagen und hinterlegten Prozessen. Auch diese Variante hat Vorteile: Die Implementierungspartner haben die nötige Erfahrung mit Collaboration-Projekten; dadurch verkleinert sich der Aufwand für die interne IT oder das Projektteam. Die Entscheidung, ob mit einem Implementierungspartner gearbeitet wird, fällt wiederum auf der Führungsebene.
Zusammengefasst lässt sich sagen: Collaboration bringt einem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden viele Vorteile. Ihre Einführung stellt den Projektleiter aber vor verschiedene Herausforderungen. Höhen und Tiefen gehören dazu – wie zu den meisten Projekten. Doch die Erfahrung zeigt: Mit einer positiven Einstellung und einem versierten Partner an der Seite gelingt das Unterfangen.