Häufigkeit von Meetings

Ein zentrales Problem ist die zunehmende Anzahl an Meetings. Insbesondere Führungskräfte verbringen einen Grossteil ihrer Zeit in Besprechungen, um Entscheidungen zu treffen und Aufgaben zu koordinieren. Eine Vielzahl an Meetings schränkt jedoch die Zeit für produktive Arbeit ein und führt zu Ermüdung. Nach einem Meeting ist es oft schwierig, wieder in die ursprüngliche Aufgabe zurückzufinden – und das kostet Zeit.

• Notwendigkeit prüfen: Ist ein Meeting wirklich erforderlich oder reicht ein kurzer Austausch per E-Mail oder Chat? Können regelmässige meetingfreie Tage eingeführt werden, um Fokuszeiten zu schaffen?
• Alternative nutzen: Oftmals reichen E-Mails, Telefonate oder spontane Kurzbesprechungen als Alternative zu einem formalen Meeting aus. Auch Entscheidungsmeetings können teilweise durch Zirkularbeschlüsse ersetzt werden.

Dauer von Meetings

Ein weiteres Problem ist die Länge von Meetings. Häufig dauern sie länger als nötig, was die Produktivität beeinträchtigt.

• Zeitbedarf realistisch einschätzen: Wie viel Zeit wird tatsächlich für das Meeting benötigt?
• Effizienz steigern: Meetings sollten so kurz wie möglich und nur so lange wie nötig dauern. Eine festgelegte Dauer hilft, die Diskussionen auf das Wesentliche zu konzentrieren. Pünktlichkeit ist hierbei entscheidend.

Unklare Ziele und Agenden

Oft mangelt es an klaren Zielen oder einer strukturierten Agenda. Unzureichende Vorbereitung der Teilnehmenden führt zu ineffizienten Besprechungen.

• Klare Ziele setzen: Jedes Meeting sollte ein klares Ziel haben, das allen Teilnehmenden vorab kommuniziert wird.
• Agenda vorbereiten: Eine gut strukturierte Agenda hilft, das Meeting fokussiert durchzuführen. Teilnehmende sollten sich darauf vorbereiten und die nötigen Informationen mitbringen.
• Unzureichende Nachbereitung: Unklare Aufgabenverteilungen nach Meetings führen zu Verzögerungen und wiederholten Diskussionen.
• Aufgaben klar definieren: Es muss festgelegt werden, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein soll. Dies fördert die Verantwortlichkeit und verhindert unnötige Folge-Meetings. Eine Protokollführung ist hierbei unerlässlich.

Zu grosser Teilnehmerkreis

Ein zu grosser Teilnehmerkreis kann dazu führen, dass der Fokus verloren geht und Entscheidungen verzögert werden.

• Teilnehmerkreis gezielt eingrenzen: Vor jedem Meeting sollte klar sein, wer teilnehmen muss und wer einen Mehrwert für die Diskussion bietet oder persönlich davon profitieren kann (bspw. persönlicher Lerneffekt). Eine kritische Teilnehmerzahl (> 10 Personen) sollte wenn möglich nicht überschritten werden.

Wahl der Besprechungsart

Ob Meetings persönlich oder remote durchgeführt werden, hängt von der Organisationskultur, dem Inhalt und der Verfügbarkeit der Teilnehmenden ab.

• Remote-Option prüfen: Remote-Meetings bieten Flexibilität und sparen Transferzeiten. Dennoch sollte auch der potenzielle Mehrwert von persönlichen Besprechungen vor Ort berücksichtigt werden, etwa persönliches Kennenlernen oder informelle Gespräche vor / nach dem Meeting.

Fazit

Meetings bleiben ein wichtiges Instrument für den Austausch und die Entscheidungsfindung. Um jedoch ihr volles Potenzial zu entfalten, sollten sie zielgerichtet und effizient eingesetzt werden. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit, klare Zielsetzungen, effektives Zeitmanagement und eine konsequente Nachbereitung werden Meetings von Produktivitätsbremsen zu produktiven Werkzeugen. Eine optimierte Meeting-Kultur trägt somit massgeblich zur Steigerung der Gesamtproduktivität bei und sorgt dafür, dass die Arbeitszeit sinnvoll genutzt wird.