IT-Beschaffungen geraten oft in die Schlagzeilen. Die Gründe: Unregelmässigkeiten beim Beschaffungsprozess, Nichteinhalten der rechtlichen Vorschriften oder Kompetenzüberschreitungen bei den Behörden. Diese Argumente werden herangezogen, wenn Kostenüberschreitungen, Projektverzögerungen oder der Abbruch von IT-Projekten zu rechtfertigen sind. Schnell wird in Wirtschaft und Politik der Ruf nach mehr Wettbewerb oder transparenteren Verfahren laut. Diese Betrachtung greift allerdings zu kurz, wie zu zeigen ist.

Jeder Submission liegt ein Beschaffungsgegenstand zugrunde. Die Beschaffungsstelle muss sich spätestens zum Zeitpunkt der Verfahrenseröffnung im Klaren sein, welches Ziel sie mit der Beschaffung erreichen will. Von dieser Klärung hängen Erfolg oder Misserfolg im Beschaffungsprozess ab.

Bei IT-Beschaffungen besteht die Herausforderung insbesondere darin, den Soll-Zustand zu definieren. Dieser Zustand sollte mit der IT-Strategie des Auftraggebers in Einklang stehen. Es geht darum, Notwendiges gegen-über Wünschbarem abzugrenzen, und dieser Klärungsprozess erfordert in der Regel einen Management-Entscheid.