Das papierlose Büro

Mai 2019

Marco Solenthaler

, B.Sc. FHO Business Administration

«Die digitale Transformation wird nur zu einem kleinen Teil von technologischen Entwicklungen angetrieben, einen viel grösseren Einfluss haben das Verhalten und die Arbeitsweise des einzelnen Menschen.»

Die Themen Digitalisierung und Automatisierung sind omnipräsent und bestimmen je länger je stärker den Alltag: Daten werden online ausgetauscht, Notizen am Laptop erstellt, Zahlungen via E-Banking getätigt, Auswertungen automatisch generiert – die Beispiele sind vielfältig. Die Digitalisierung soll Prozesse beschleunigen, erleichtern, automatisieren, fehler- und papierlos machen. Doch wie sieht die Realität aus?

Tablets und Softwarelösungen ermöglichen heutzutage das papierlose Büro. Nun stellt sich die Frage, ob und wie diese Möglichkeiten genutzt werden. Die digitale Transformation wird nur zu einem kleinen Teil von technologischen Entwicklungen angetrieben, einen viel grösseren Einfluss haben das Verhalten und die Arbeitsweise des Einzelnen. Der Mensch tut sich schwer mit Veränderungen, und so fällt es ihm nicht einfach, mit der rasanten Entwicklung der Technologie Schritt zu halten. So werden beispielsweise Notizen auch heute noch vermehrt handschriftlich gemacht, obwohl mit Tablets und Convertibles ein digitaler Ersatz bestünde. Welchen konkreten Nutzen hat die Digitalisierung überhaupt? Und welche konkreten Vorteile könnten Menschen dazu bringen, die digitalen Ersatzlösungen zu nutzen?

Werden Notizen digital erfasst, sind sie im Vergleich zu handschriftlichen Notizen leserlicher, schneller sortiert, beständiger, sicherer, einfacher wiederzufinden und somit zugänglicher. Im Vergleich dazu sind handschriftliche Notizen schneller erfasst und bleiben effektiver im Gedächtnis, weil sich der Schreibende stärker mit dem Inhalt auseinandersetzen muss. Eine hybride Lösung mit Stift und Tablet vereint somit die Vorteile beider Varianten.

Was braucht es wirklich?
Bis Ende 2016 verunmöglichten Gesetze das papierlose Büro bei bestimmten Rechtsgeschäften, da sie eine eigenhändige Unterschrift verlangten. Seit dem 1. Januar 2017 ist die qualifizierte elektronische Unterschrift nach ZertES in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Sie wird jedoch (noch) nicht flächendeckend eingesetzt. Grund dafür ist der zusätzliche organisatorische und technische Aufwand für die Anerkennung der elektronischen Unterschrift. Für ein komplett papierloses Büro allerdings bedarf es dieses Aufwands.

Die Vorteile des papierlosen Arbeitens liegen auf der Hand: Es erhöht die Übersichtlichkeit in Unternehmen. Beteiligen sich an einem Projekt mehrere (Teilzeit-)Mitarbeitende, ist ein elektronischer Daten- und Informationsaustausch unumgänglich. In der Wertschöpfungskette müssen auch Lieferanten und Kunden in den Prozess des papierlosen Arbeitens einbezogen werden: von der unverbindlichen Anfrage, über die Offerte, den gesamten Informationsaustausch bis hin zur abschliessenden Rechnungsstellung. Soweit es die Zugriffsberechtigung erlaubt, müssen die Daten für alle Beteiligten zugänglich sein.

Digitalisierung ist zudem eine Frage der Qualität, die sich aus Effektivität, Effizienz und Verlässlichkeit zusammensetzt. Effektivitäts- und Effizienzsteigerung sind unter anderem durch Analysen und Optimierungen von Prozessen möglich. In puncto Verlässlichkeit ist es wichtig, dass Daten jederzeit, orts- und geräteunabhängig abrufbar sind. Mit anderen Worten: Die Verlässlichkeit muss so hoch sein, dass keine physischen Dokumente mehr nötig sind. Dies gelingt, wenn eine möglichst standardisierte und zentrale Datenverwaltung vorhanden ist. Eine einheitliche, gut aufgebaute Datenverwaltung ermöglicht zudem Echtzeit-Auswertungen.

Der Wandel von der manuellen Tätigkeit hin zum vollumfänglich digitalen Bewusstsein bedarf mehr als nur des Wechsels des Mediums. Essentiell ist die Überarbeitung (nicht zu verwechseln mit der Optimierung) der eigenen Prozesse. Dieses Verständnis teilen heute noch wenige Unternehmen. Tatsache ist: Ein schlecht durchgeführter Prozess wird durch die Digitalisierung nicht besser, nur digital. Um eine Verbesserung zu erzielen, ist die Nutzung des technischen Fortschritts sowie ein Wandel des Arbeitsverhaltens notwendig. Die Unternehmensführung muss bzw. die Führungspersonen im Unternehmen müssen den Wandel fördern, indem sie ihn aus innerer Überzeugung vorleben.

Erst die Anpassung und Optimierung der angewendeten Mittel, verbunden mit neuen Arbeitsmethoden, ermöglichen ein papierloses, effizienteres Büro. Durch die Digitalisierung bieten sich Unternehmen ganz neue Chancen zur Veränderung, wie der Aufbau neuer Geschäftsfelder oder die effektive Nutzung vorhandener Daten. Umgekehrt treibt der Wille zur Veränderung digitale Ideen voran, was sich wiederum positiv auf das papierlose Büro auswirkt.

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